Órdenes de compra

Las Órdenes de compra te permiten formalizar pedidos a proveedores, dar seguimiento a cada compra y registrar la recepción de mercancía. El sistema actualiza automáticamente tu inventario al confirmar la entrega.

Funciones principales:

• Crear órdenes desde listas de compras o manualmente.
• Flujo de estados para dar seguimiento a cada pedido.
• Rastreo de lotes con fechas de caducidad por artículo.
• Recepción de mercancía con aumento automático de inventario.
• Ordenamiento PAR para reabastecimiento a niveles óptimos.
• Métricas de gasto total y por proveedor.

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Crear una orden de compra

Desde lista de compras

Consulta Listas de compras para generar órdenes automáticamente agrupadas por proveedor.

1. Navega a una lista de compras completada con proveedores asignados.
2. Haz clic en “Generar órdenes de compra”.
3. Se creará una orden separada por cada proveedor con sus artículos correspondientes.
4. Revisa cada orden y ajusta cantidades o precios si es necesario.

Manual

1. Haz clic en “Nueva orden de compra” en la esquina superior derecha.
2. Selecciona el proveedor del menú desplegable y haz clic en “Guardar”. La orden se creará en estado Pendiente.
3. Agrega artículos con ”+ Agregar artículo”: busca el ingrediente, selecciona la presentación de compra e ingresa cantidad y precio unitario.
4. Repite para todos los artículos necesarios.

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El semáforo de proveedores

Si tu organización usa el módulo de Cumplimiento, al elegir proveedor verás una señal junto a cada uno: es el estado de su expediente de inocuidad.

Nota

Estas señales solo aparecen si Cumplimiento está activo en tu organización. Si no lo usas, verás la lista de proveedores sin marcas.

Qué significa cada señal

Señal	Qué significa	¿Puedes ordenar?
Verde	Aprobado y vigente.	Sí.
Renovación próxima	Aprobado, pero su aprobación vence pronto.	Sí. Coordina la renovación con Cumplimiento.
Riesgo alto	Proveedor marcado como de riesgo alto.	Sí, con precaución.
Requiere atención	Tiene certificados vencidos, o no está aprobado.	Depende de tu configuración (ver abajo).
Suspendido — no disponible	Cumplimiento lo suspendió.	No, en modo estricto.
Pendiente de aprobación	Aún no lo aprueban.	No, en modo estricto.
Aprobación vencida	Su aprobación caducó.	No, en modo estricto.

Los dos modos

Lo que pasa cuando eliges un proveedor con problemas depende de un ajuste de Cumplimiento, “Bloquear órdenes a proveedores no aprobados”:

Modo normal (predeterminado)

Las señales son informativas. Verás la tarjeta de advertencia, pero puedes ordenar igual.

Los tres estados bloqueantes (suspendido, pendiente, vencido) ni siquiera aparecen con esos nombres: se muestran como “Requiere atención”.

Modo estricto

Los proveedores no aprobados aparecen deshabilitados en la lista: los ves, pero no los puedes elegir.

Y en los casos de “Requiere atención”, aparece una casilla que debes marcar para continuar:

“Entiendo el riesgo y asumo la responsabilidad de esta orden.”

Hasta que la marques, el botón de continuar queda deshabilitado.

Precaución

El bloqueo no es solo de pantalla: se valida al guardar. Una orden a un proveedor no aprobado, en modo estricto, se rechaza aunque intentes crearla por otro camino.

Nota

Las cocinas centrales no pasan por este semáforo: no son proveedores externos. Los pedidos internos no se ven afectados.

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Estados de una orden de compra

Estado	Descripción
Pendiente	En preparación. Puedes editar artículos, cantidades y precios libremente.
Enviada a proveedor	Enviada al proveedor. Los artículos quedan bloqueados para edición.
Recibido	Mercancía recibida. El inventario se actualizó automáticamente.
Cancelado	La orden fue cancelada. No afecta el inventario.

Nota

Una orden cancelada no se puede reactivar. Si necesitas reordenar los mismos artículos, crea una nueva orden.

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Editar artículos de una orden

Mientras la orden esté en estado Pendiente, puedes modificar sus artículos directamente en la tabla:

Campo	Descripción
Cantidad	Número de unidades a ordenar
Precio unitario	Precio por unidad o presentación
Delta	Ajuste adicional de cantidad (positivo o negativo) para compensar diferencias entre lo solicitado y lo necesario

Consejo

Usa el campo Delta para ajustes finos. Por ejemplo, si calculas 10 kg de harina pero tu proveedor vende en costales de 5 kg, ajusta la cantidad o selecciona la presentación correcta.

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Rastreo de lotes y caducidad

1. En la vista de detalle de la orden, haz clic en “Agregar lote” en la fila del artículo.

2. Completa los campos:

   Campo	Descripción	Requerido
   Número de lote	Identificador del lote del proveedor	No
   Fecha de caducidad	Fecha de expiración del producto	Sí
   Cantidad	Cantidad correspondiente a este lote	Sí

3. Haz clic en “Guardar”. Puedes agregar múltiples lotes por artículo si la entrega incluye diferentes lotes.

Precaución

Los lotes con fecha de caducidad próxima se resaltan en amarillo. Revisa regularmente tu inventario para evitar mermas por productos caducados.

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Recibir mercancía

1. Navega a la orden con estado Enviada a proveedor y haz clic en “Recibir”.
2. Verifica las cantidades recibidas contra las ordenadas. Ajusta si hay diferencias.
3. Agrega información de lotes y caducidad si aplica.
4. Confirma la recepción. El estado cambia a Recibido, el stock aumenta y se registra el costo de compra.

Nota

Si el proveedor no está aprobado por Cumplimiento, verás un aviso al recibir: “Puedes recibir, pero queda registrado.” La mercancía ya llegó — el objetivo no es detenerte, es dejar constancia.

Certificados de análisis (COA)

Si usas Cumplimiento, cada renglón de la recepción tiene un icono para asociarle el certificado de análisis del lote.

1. En el renglón del artículo, abre el icono de certificado.

2. Elige el COA de la lista.

3. Guarda. Verás “Certificado actualizado.”

Precaución

El COA se selecciona, no se sube. La lista muestra los certificados que Cumplimiento ya tiene registrados para ese proveedor.

Si ves “Este proveedor no tiene certificados de análisis (COA) registrados”, no hay nada que elegir: el documento debe cargarse primero en el expediente del proveedor, en Cumplimiento.

Nota

Asociar el COA no es obligatorio para recibir. Puedes completar la recepción sin certificado; el campo queda como “Sin certificado”.

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Atajo: Crear y recibir

Para compras que se realizan y reciben en el mismo momento (compras en mercado o tienda):

1. Haz clic en “Nueva orden de compra”.
2. Selecciona el proveedor y agrega los artículos con cantidades y precios.
3. Haz clic en “Crear y recibir” en lugar de guardar como borrador.
4. La orden se creará directamente en estado Recibido y el inventario se actualizará de inmediato.

Consejo

Este atajo es ideal para compras en efectivo. Registra la compra al regresar del mercado para mantener tu inventario al día.

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Ordenamiento PAR

El ordenamiento PAR (Periodic Automatic Replenishment) calcula automáticamente las cantidades a ordenar para llevar tu inventario a niveles óptimos predefinidos.

1. Al crear una nueva orden, selecciona la opción “Ordenar a nivel PAR”.
2. El sistema calcula: Cantidad a ordenar = Nivel PAR - Stock actual.
3. Los artículos con stock suficiente no se incluirán.
4. Revisa las cantidades sugeridas y ajusta antes de confirmar.

Nota

Para usar el ordenamiento PAR debes configurar primero los niveles PAR de tus ingredientes en la sección de inventario.

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Flujo de cocina central

Cuando operas con una cocina central que surte a múltiples sucursales, las órdenes siguen un flujo adicional:

Estado	Descripción
Inactiva	Solicitud creada por la sucursal, pendiente de procesar.
Surtida	La cocina central preparó los artículos solicitados.
Enviada	Los artículos fueron despachados hacia la sucursal.

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Métricas de gasto

Métrica	Descripción
Gasto total	Suma de todas las órdenes entregadas en el periodo seleccionado
Gasto por proveedor	Desglose del gasto agrupado por proveedor
Comparativa mensual	Variación del gasto respecto al mes anterior
Artículos más comprados	Ingredientes con mayor volumen de compra

Consejo

Usa las métricas de gasto por proveedor para negociar mejores precios. Si un proveedor concentra un porcentaje alto de tu gasto, tienes mayor poder de negociación.

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Siguientes pasos

Listas de compras Aprende a generar listas de compras automaticas a partir de tus recetas.