Proveedores y sus documentos

Tu inocuidad empieza antes de que el ingrediente entre a tu cocina. El expediente del proveedor es donde llevas su nivel de riesgo, su aprobación y sus certificados.

Precaución

Cumplimiento se activa por organización. Si no ves Cumplimiento en tu menú, contacta a tu administrador.

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Dónde está

Nota

Los proveedores no tienen entrada propia en el menú de Cumplimiento. Su expediente vive en la pestaña Cumplimiento de la ficha del proveedor, en Compras > Proveedores.

Es lógico cuando lo ves: es el mismo proveedor al que le compras, no otro registro.

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El nivel de riesgo y la aprobación

1. Abre el proveedor y usa “Editar aprobación”.

2. Define su nivel de riesgo: Riesgo bajo · Riesgo medio · Riesgo alto.

3. Define su estado de aprobación: Pendiente · Aprobado · Suspendido.

4. Define cuándo se renueva: “Fecha en que la aprobación debe renovarse. Déjala vacía si no vence.”

Verás “Aprobación del proveedor actualizada.”

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Los cuatro estados

Estado	Qué significa
Aprobado	Vigente.
Pendiente	Aún no lo apruebas.
Suspendido	Lo suspendiste.
Aprobación vencida	Se cumplió la renovación y nadie la renovó.

Cada uno trae su aviso: “Este proveedor aún no está aprobado.”, “La aprobación de este proveedor venció.”, y cuando se acerca la fecha, “por renovar”.

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Esto no se queda aquí

Aquí está la conexión que hace útil todo el expediente:

Precaución

El estado de aprobación aparece cuando alguien levanta una orden de compra.

Un proveedor suspendido, pendiente o vencido se marca al elegirlo — y en modo estricto, no se puede seleccionar.

Consejo

Por eso vale la pena mantener este expediente al día. No es un archivo para la auditoría: es lo que aparece frente a quien está por comprarle a alguien que no debería.

Y por eso la fecha de renovación importa: un proveedor que se venció sin que nadie lo note empieza a bloquear compras — o peor, en modo normal, deja de bloquear nada.

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Los documentos del proveedor

La sección Documentos del proveedor guarda sus certificados con su vigencia.

1. Usa “Agregar documento”.

2. Sube el certificado y captura su periodo de vigencia.

Tipo	Qué es
Certificado de análisis (COA)	El análisis de un lote.
Certificado de inocuidad	Su certificación.
Registro FSVP	El registro del programa de verificación de proveedores extranjeros.

Cada documento muestra Vigente o Vencido.

Nota

Los COA que subas aquí son los que aparecen al recibir mercancía: la recepción no te deja subir uno nuevo, solo elegir de los que ya están en este expediente.

Si en la recepción te dice que el proveedor no tiene COA registrados, este es el lugar donde se resuelve.